Elektroninė lentelė MS EXCEL

Darbo tikslas - susipažinti su MS Excel galimybėmis: įvaldyti pagrindinius lentelės rengimo veiksmus, išmokti panaudoti formules bei funkcijas, sudaryti diagramas, analizuoti duomenis.

 

1. Teorinė dalis

 

MS Excel įeina į programų paketą  MS Office. Šis paketas valdomas ir skirtas darbui Windows terpėje. MS Excel sudaro priemonės, leidžiančios pritaikyti elektroninės lentelės ypatumus specifinėms vartotojo reikmėms. Vartotojas gali laisvai manipuliuoti duomenimis ir diagramomis. MS Excel duomenys nesunkiai susiejami su kitomis Windows terpės taikomosiomis programomis.

Pateikti visas MS Excel galimybes nedidelės apimties skyriuje yra neįmanoma, todėl toliau aprašomi veiksmai, reikalingi šio skyriaus ir kitoms būtiniausioms praktinėms užduotims atlikti.

 

Darbo pradžia (pabaiga) ir veiksmai su failais

1.      Darbo pradžia. Programa paleidžiama įvykdžius komandas Start®Programs®Microsoft Office®Microsoft Excel.

2.      Darbo pabaiga. Baigus darbą, įvykdykite komandas File®Exit.

3.      Failo sukūrimas ir egzistuojančio atidarymas. Programos MS Excel  pagalba kuriamame faile yra lentelių rinkiniai, vadinami knygomis (Books). Naują knygą galima atskleisti meniu komandomis File®New, o jau egzistuojančią - File®Open. Pirmoji komanda iškviečia tuščią lentelių rinkinį, o antroji – jau sukurtą jų rinkinį.

4.      Failo išsaugojimas išorinėje atmintyje. Knyga, su kuria dirbama, yra matoma ekrane, o padaryti pakeitimai saugomi vidinėje kompiuterio atmintyje. Diske gali būti likusi ankstesnė knygos (failo) versija, jei ši knyga buvo jau bent kartą įrašyta į diską. Norint išsaugoti padarytus pakeitimus reikia:

·      įvykdyti komandas File®Save As išsaugant failą pirmą kartą;

·      arba File®Save išsaugant pataisytą ar papildytą failą senuoju vardu.

5.      Knygos lapo įterpimas, pervardinimas ar išmetimas. Vartotojo duomenys saugomi atskirose knygos dalyse – darbo lapuose (Sheet1, Sheet2,…), o grafinis duomenų vaizdas - diagramose (Chart1, Chart2, …). Diagramos gali būti patalpinamos šalia duomenų arba atskirame diagramos lape. Lentelės vardą pakeisite įvykdę komandų seką Format®Sheet®Rename. Naują lentelę (arba diagramą naujame lape) įterpsite įvykdę komandas Insert®Worksheet (arba Chart). Lentelę (ar diagramos lapą) pašalinsite iš knygos komandų seka Edit®Delete Sheet. Lentelių sąrašas rodomas lango apatinėje dalyje. Norint pereiti iš vieno darbo lapo į kitą, reikia paspausti atitinkamo lapo perjungimo mygtuką. Darbui su knygos lapais kartais patogiau naudoti kontekstinį meniu, kuris gaunamas dešiniu pelės klavišu spragtelėjus ant atitinkamo knygos lapo perjungimo mygtuko.

Lentelės pildymas ir redagavimas

6.      Žymėjimas. Visi duomenys lentelėje rašomi ir taisomi celėse. Norint atlikti veiksmus su jose esančiais duomenimis, reikia pažymėti celę, eilutę, stulpelį ar celių bloką:

·      celę pažymėsite spragtelėję ant jos kairiuoju pelės klavišu;

·      lentelės eilutę (arba stulpelį) pažymėsite spragtelėję pelės kairiuoju klavišu ant išskiriamos(-o) eilutės (stulpelio) numerio (pavadinimo);

·      celių blokas (jį sudaro stačiakampė celių sritis) pažymimas taip: spragtelėkite pelės kairiuoju klavišu ant kairiosios viršutinės žymimo bloko celės ir tempkite pelę iki dešiniosios apatinės bloko celės.

7.      Duomenų įvedimas. Į celes įvedami duomenys (tekstas arba skaičiai), kurie vėliau bus naudojami skaičiuojant pagal formules arba atliekant kitus veiksmus.

a)      Tekstą įrašysite į celę taip:

·      pele arba klavišais pažymėkite celę;

·      įveskite tekstą (ne ilgesnį kaip 255 simbolius). Jį matysite ir įvedimo (redagavimo) eilutėje;

·      paspauskite klavišą Enter arba bet kurį rodyklės klavišą.

Ilgą tekstą, kuris netelpa celėje, matysite tik tuomet, kai dešinėje gretimos celės neužpildytos. Priešingu atveju bus matoma tik į celę telpanti įrašo pradžia. Jeigu norite matyti visą tekstą toje pačioje celėje, reikia jį suskaidyti į kelias toje pačioje celėje telpančias eilutes:

·      pažymėkite celę, kurioje norite perskirti tekstą;

·      vykdykite komandas Format®Cells…®Alignment®Wrap text;

·      paspauskitę OK.

Skaičių įvesite teksto formatu, prieš skaičių parašę apostrofą.  Ar celėje skaičius įrašytas teksto formatu, atskirsite pagal jo poziciją. Lentelėje tekstą matysite pristumtą prie kairiojo celės krašto, o skaičių – prie dešiniojo, jeigu nenurodytas kitas specifinis jo užrašo būdas.

b)      Tą patį skaičių įrašius į celę skirtingais formatais, jis gali reikšti visai kitą duomenį (skaičių, datą, tekstą, sudarytą iš skaitmenų, valiutos sumas ir kt.). Išbandykite tai įrašydami 9 kartus tą patį skaičių, pvz., 123.5, toliau nurodytais formatais:

·      pažymėkite celę, įrašykite skaičių ir paspauskite klavišą Enter;

·      nurodykite skaičiaus formatą (Format®Cells…®Number…. );

·      pasirinkite formatą: pagrindinį (General), skaičiaus (Number), datos (Date), laiko (Time), teksto (Text), procentų (Percentage), valiutos (Currency), mokslinį (Scientific), trupmenos (Fraction).

Kai formatas nenurodytas, skaičius įrašomas bendruoju (General) formatu, t.y. visi sveikosios dalies skaitmenys ir tiek trupmeninės dalies skaitmenų, kiek telpa celėje. Jei pritrūksta vietos trupmeninės dalies skaitmenims, skaičius apvalinamas. Jei celėje netelpa nė sveikoji dalis, joje matysite #####. Tokiu atveju  reikia praplėsti stulpelį.

Pastaba. Įvedant skaičius patartina naudoti dešinėje klaviatūros pusėje esančius skaitmenų klavišus, įjungus NumLock režimą. Iš karto matysis, ar skaičiaus sveikoji ir trupmeninė dalys skiriamos kableliu ar tašku, o tuo pačiu išvengsite klaidų formulėse.

8.      Redagavimas. Redaguojant celėse įrašytus duomenis, keičiamas šriftas, duomenų lygiavimas celėje, braižomi rėmeliai, duomenys perkeliami kitur ar net ištrinami.

 Celės turinį galima redaguoti tiesiogiai celėje arba įvedimo eilutėje. Tam reikia:

·      pažymėti redaguojamą celę;

·      spragtelėti pele įvedimo eilutėje  arba du kartus spragtelėti pele išskirtoje celėje, arba paspausti <F2>;

·      redaguoti celės turinį;

·      paspausti klavišą Enter arba išskirti kitą celę.

a)      Skirtingų dydžių ir spalvų įrašai palengvina dokumento suvokimą. Pažymėtų celių šriftą ir jo dydį galite nurodyti, įvykdę komandas Format®Cells®Font ir toliau parinkę reikalingą šriftą (Font), šrifto stilių (Font Style) bei šrifto dydį (Size).

b)      Duomenys pažymėtoje celėje (ar celių bloke) lygiuojami komandų seka Format®Cells®Alignment.

c)      Pažymėtą lentelės dalį galite spalvingai įrėminti:

·      vykdykite meniu komandų seką Format®Cells®Border;

·      kortelėje Border nurodykite, kurią pažymėtos lentelės dalį norite apibrėžti linija: išorę (Outline) ar tik jos vidų (Inside). Taip pat nurodykite, kurią kraštinę norite apibrėžti: viršų, apačią, kairįjį ar dešinįjį šoną. Laukelyje Style nurodykite kontūro linijos stilių, o langelyje Color – jo spalvą. Paspauskite OK.

d)     Lentelės celės spalvą ir foną nurodysite komandomis  Format®Cells®Patterns (Color arba Pattern).

e)       Norėdami pasirinktinai ištrinti celėse saugomą informaciją:

·       jas pažymėkite ir  įvykdykite komandas Edit®Clear;

·      po to nurodykite, ką norite ištrinti: visą informaciją(All), tik formatą (Formats), tik turinį (Contents) ar tik paaiškinimus (Comments);

·      norėdami ištrinti tik celių turinį, jas pažymėkite ir paspauskite <Delete>.

f)       Darbą paspartinsite perkeldami ar kopijuodami celių turinius, o ne juos perrašydami.

Kopijuoti (perkelti) celes galite taip:

·      pažymėkite kopijuojamą (perkeliamą) celę (bloką);

·      įvykdykite komandas Edit®Copy (Cut);

·      pažymėkite celę (arba bloko, į kurį reikia kopijuoti (perkelti), kairiąją viršutinę celę);

·      įvykdykite komandas Edit®Paste.

Veiksmai su lentelės eilutėmis ir stulpeliais

9.      Eilučių aukščio ir stulpelių pločio nustatymas. Naujai atidarytoje lentelėje eilučių aukštis ir stulpelių plotis yra vienodas. Įvedant duomenis eilutės aukštis ir stulpelio plotis nustatomas automatiškai ir priklauso nuo celėse panaudoto šrifto dydžio. Vartotojas eilutės aukštį ir stulpelio plotį gali nustatyti ir pats. Tam įvykdykite komandas:

·      Format®Rows (Columns)®Height (Width);

·      arba vertikalioje liniuotėje ant eilutes skiriančios linijos nuspauskite kairįjį pelės klavišą, ir tempiant pelę keisis eilutės aukštis;

·      tokiu pat būdu keičiamas ir stulpelio plotis horizontalioje liniuotėje patalpinus pelės žymeklį ant stulpelius skiriančios linijos.

10.  Naujų eilučių (stulpelių) įterpimas. Jeigu norite į lentelę įterpti tuščią eilutę (stulpelį), pažymėkite tą eilutę (stulpelį) prieš kuriuos norite įterpti, ir vykdykite komandas Insert®Rows (arba Columns). Įterpiant eilutę, apatinė lentelės dalis pasislenka žemyn. Analogiškai įterpiant stulpelius dešinioji lentelės dalis pasislenka į dešinę. Jeigu norite įterpti daugiau eilučių (stulpelių), pakartokite tas komandas arba iškart pažymėkite daugiau eilučių (stulpelių).

11.  Eilučių (stulpelių) išmetimas. Išmetant eilutes (stulpelius) vykdykite komandas:

·      pažymėkite eilutes (stulpelius), kuriuos norite išmesti;

·      vykdykite komandas Edit® Delete Entire Row (arba Entire Column).

12.  Stulpelių (eilučių) užrakinimas (atrakinimas). Tam, kad lentelėje būtų galima lengviau orientuotis, galite ekrane užrakinti (užfiksuoti) pažymėtą lentelės fragmentą. Stumdant lentelę ekrane užfiksuotos celės nejudės. Lentelės fragmentą užrakinti galite taip:

·      pažymėkite celę, esančią žemiau ir į dešinę nuo fiksuojamo lentelės fragmento;

·      vykdykite komandas :Window®Freeze Panes (arba Unfreeze Panes atrakinant).

13.  Lango padalinimas ir padalinimo naikinimas. Redaguojant lentelę kartais reikia tuo pačiu metu matyti toli vienas nuo kito esančius lentelės fragmentus. Užuot dažnai stumdę lentelę pirmyn ir atgal, galite padalinti lentelės langą į dvi dalis. Tai atliekama komandų seka Window®Split. Norint atstatyti pilną lentelės vaizdą, reikia vykdyti komandų seką Window®Remove Split.

Funkcijos ir formulės

14.  Srities (celės, bloko) adresavimas. Reikia prisiminti, kad įvairius skaičiavimus aprašančiose formulėse dažnai naudojami celių adresai, pagal kuriuos išrenkami jose įrašyti duomenys. Celės adresas yra sudarytas iš stulpelio ir eilutės numerių, pvz., A2
(A stulpelis, 2 eilutė).  Stačiakampė pažymėtų celių grupė vadinama bloku, pvz. A1:B3.

15.  Formulės sudarymas. Formulė gali būti užrašoma bet kurioje lentelės celėje, kurioje norime gauti aprašyto ja skaičiavimo rezultatą. Kiekviena formulė pradedama lygybės ženklu (=). Jeigu šis ženklas praleidžiamas, tai įvesta informacija laikoma tekstu. Formulėse naudojami:

·       skaičiai, (pvz. 1, 12, 12.3, -7) ir  operacijų ženklai (pvz., +,  -,  *,  / );

·      celių arba celių blokų adresai, kurie gali būti santykiniai, absoliutūs ir mišrūs (žr. 16);

·      celių arba jų blokų vardai - (pvz., Pelnas);

·      funkcijos (pvz., sumos SUM, vidurkio AVERAGE   ir kt.). (žr. 19 ).

16.  Formulių kopijavimas. Kopijuojant formulę automatiškai keičiasi joje esantys santykiniai adresai, pvz., pagal celėje D1 įrašytą formulę =A1*B1 skaičiuojama celių A1 ir B1 duomenų sandauga, o iš D1 nukopijavus šią formulę į D2,  joje gausime =A2*B2,  ir rezultatas bus celių A2 ir B2 duomenų sandauga. Jeigu norite, kad kopijuojant formulėje esančios celės adresas nesikeistų, prieš jos eilutės ir stulpelio numerius įrašykite simbolį $. Primename, kad toks adresas vadinamas absoliučiu adresu (pvz. $A$4), o adresas be simbolių $ - santykiniu (pvz.A4). Mišriame adrese simbolis $ rašomas tik prieš eilutės arba stulpelio numerius (pvz., adresas $A1 nurodo, kad bus naudojami tik A stulpelio celių duomenys).

17.  Formulių arba jų reikšmių rodymo celėse nustatymas. Įvedę taisyklingą formulę, celėje matysite jos rezultatą. Netaisyklingai parašytos formulės vietoje matysite klaidos pranešimą. Jeigu norite matyti celėje ne jos rezultatą, bet pačią formulę:

·       įvykdykite komandas Tools®Options®View ;

·       įjunkite mygtuką Formulas.

Formulių rodymo režimas panaikinamas išjungus Formulas mygtuką.

18. Blokų įvardinimas. Kad būtų lengviau orientuotis formulėse, lentelės celes ir blokus galima įvardinti. Tada formulėse vietoje nieko nesakančių celių adresų galima rašyti jų vardus. Jeigu norite įvardinti celę arba lentelės fragmentą, jį pažymėkite ir įvykdykite komandas  Insert®Name®Define. Sudarytus celių ir jų blokų vardus galite įrašyti bet kurioje lentelės vietoje vykdydami komandas Insert®Name®Paste Name (arba visą jų sąrašą Paste List).

19.  Funkcijos užrašomos tokia forma: Funkcijos_vardas(a1;a2;…), čia a1, a2, ... yra funkcijos argumentai, ir jie atskiriami kabliataškiais, (galima pasirinkti ir kitokį skyriklio standartą, tam naudojamos OS komandos Start®Settings®Control Panel®Regional Settings).

Yra tokios funkcijų grupės :

·      matematinės ir trigonometrinės funkcijos (Math&Trig),

·      matematinės statistikos funkcijos (Statistical),

·      datos ir laiko funkcijos (Date & Time),

·      loginės funkcijos (Logical), teksto apdorojimo funkcijos (Text) ir kt.

Funkcijos įterpiamos į formules:

·      įrašant įvedimo eilutėje funkcijos vardą ir skliaustuose nurodant jos argumentų sąrašą ;

·      arba iškviečiamos automatiškai, įvykdžius komandų seką Insert®Function. Atsidariusiame dialogo lange galima pasirinkti funkcijos tipą (Function Category) ir nurodyti vardą (Function Name).

Dažniausiai naudojamos funkcijos:

·      SUM (blokas) – sumuoja bloko celių reikšmes (pvz., SUM(A1:B3)) Įrašius į celę B4 sumos formulę, joje gausime skaičiavimo rezultatą 54.;

 

 

A

B

1

5

11

2

6

12

3

7

13

4

Viso:

=SUM(A1:B3)

·      IF(<loginė sąlyga>;<formulė jei sąlyga tenkinama:>;<formulė, jei sąlyga netenkinama>) – apskaičiuoja reikšmę, kuri priklauso nuo loginės sąlygos (pvz., =IF(B1>50; A2*3;0)  reiškia, kad  jeigu B1 celėje esantis skaičius didesnis už 50 (t.y. kai sąlyga yra tenkinama (True)), tai formulės celėje rezultatas gaunamas A2 celės turinį padidinus triskart, kitaip (tuo atveju,  kai sąlyga netenkinama (False)), formulės celėje įrašomas nulis (0). Pastaba. Jei skaičių formate naudojamas taškas, tuomet skyrikliu yra ne kabliataškis (;), o kablelis (,). 

·      AVERAGE(blokas) – apskaičiuoja celių bloko aritmetinį vidurkį (pvz., AVERAGE(A1:B2));

·      MIN(blokas) - suranda mažiausią celių bloko reikšmę (pvz., MIN(A1:B2));

·      MAX(blokas) – suranda didžiausią celių bloko reikšmę(pvz., MAX(A1:B2)).

Diagramos

20.  Diagramos kūrimas. Lentelės duomenų fragmentus galima pavaizduoti įvairių tipų diagramomis (Chart). Diagramų kūrimo vedlys (Chart Wizard) skirtas diagramų sudarymui palengvinti. Jis “vadovauja” diagramos sudarymo procesui, parodydamas, kaip ir ką reikia padaryti.

Diagramą sudarysite atlikę tokius veiksmus:

·      pažymėkite celes, pagal kurių duomenis reikia sudaryti diagramą (ne greta esančias celes pažymėkite nuspaudę <Ctrl>;

·      įvykdykite komandas Insert ® Chart;

·      diagramos vedlio Chart Wizard dialogo languose:  Chart type pasirinkite diagramos tipą; Chart Source Data nurodykite duomenų šaltinį; Chart Options įrašykite diagramos ir jos ašių pavadinimus; Chart Location nurodykite diagramos vietą. Perėjimui į kitą dialogo langą naudokite Next ir Back  mygtukus. Baigiant kurti diagramą spauskite Finish mygtuką.

21.  Diagramų redagavimas. Sudaryta diagrama gali būti viename lape su lentelės duomenimis arba saugoma atskirame knygos lape (Chart). Kartu su lentelės duomenimis viename lape (Sheet) saugoma diagrama yra grafinis objektas. Tokiai diagramai redaguoti taikomos standartinės grafinių objektų redagavimo komandos (Move, Size). Taip pat galima vykdyti Edit meniu komandas (Cut, Copy, Paste, Clear).

Jei norite pertvarkyti diagramą, reikia pereiti į diagramos redagavimo režimą (du kartus spragtelti kairiuoju pelės klavišu diagramos plote). Tuomet diagramos lauko rėmelyje atsiras charakteringi kvadratėliai lauko dydžiui ir proporcijoms keisti, ir pasikeis pagrindinis meniu.

Toliau galite redaguoti atskirus diagramos elementus:

·      pažymėkite redaguojamą elementą;

·      nuspaudus dešinįjį pelės klavišą, iškvieskite komandų meniu, kuriame galėsite pasirinkti reikalingą komandą.

Galima panaudoti ir meniu Format komandų grupę.

22.  Duomenų sekų vaizdavimo redagavimas atliekamas taip:

·      perkelkite pelės žymeklį ant duomenų seką vaizduojančios linijos ir paspauskite dešinįjį klavišą;

·      pagalbinėje komandų kortelėje sužadinkite komandą Format®Data Series…

·      kortelėje Format Data Series paspauskite mygtuką Patterns ir nurodykite norimus parametrus;

·      kortelės laukelyje Border duomenų sekas galima įrėminti (Automatic), nerėminti (None) arba nustatyti norimus parametrus (Custom), nurodyti rėmelio stilių (Style:), spalvą (Color:) ir linijos storį (Weight);

·      laukelyje Area galima įjungti automatinio spalvų ar štrichavimo parinkimo režimą (Automatic:) arba jį išjungti (None:). Kai automatinis režimas išjungtas, spalvų lentelėje galite nurodyti spalvą duomenų sekai pavaizduoti arba paspausti mygtuką Fill Effects ir nurodyti, kaip ir kokia spalva užpildyti duomenų seką.

23.  Informacijos apie duomenų sekas papildymas:

·      perkelkite pelės žymeklį ant duomenų seką vaizduojančio stulpelio ir paspauskite dešinįjį klavišą;

·      kortelėje Data Labels nurodykite, kokią informaciją norite matyti virš duomenų sekos stulpelių: jokios (None); duomenų reikšmes (Show Value); procentus (Show Percent), duomenų grupės žymę (Show Label), duomenų grupės žymę ir procentus (Show Label and Percent).

24.  Diagramos tipo  pakeitimas:

·      perkelkite pelės žymę ant duomenų seką vaizduojančio stulpelio ir paspauskite dešinįjį pelės klavišą;

·      pagalbinėje komandų kortelėje vykdykite komandą Chart Type;

·      pasirinkite kitą diagramos tipą.

25.  Diagramos ir jos ašių pavadinimų įterpimas ir pakeitimas:

·      diagramos plote paspauskite dešinįjį pelės klavišą;

·      kortelėje Chart Options pažymėkite ką norite pavadinti: diagramą (Chart Title), Y ašį (Value Axis), X ašį (Category Axis), papildomą Y ašį (Second Value Axis), papildomą X ašį (Second Category Axis), ir paspauskite OK.

26.  Tekstų proporcijų ir dydžio keitimas:

·      pele pažymėkite tekstinę informaciją ir paspauskite dešinįjį klavišą;

·      Kortelėje Font nurodyti teksto šriftą (Font), stilių (Font Style), dydį (Size), spalvą (Color) ir pabraukimo būdą (Underline). Tekstas gali būti nepabrauktas (None), viengubai pabrauktas (Single) bei dvigubai pabrauktas (Double).

27.  Y ašies mastelio ir tinklelio tankio keitimas:

·      pelės žymę perkelkite ant diagramos Y ašies ir spustelkite ant jos dešinįjį pelės klavišą;

·      kortelėje Format®Axis  paspauskite mygtuką Scale;

·      kortelėje Scale nurodykite reikalingus parametrus. Tinklelio horizontalių linijų tankiui pakeisti į langelį Major Unit (Minor Unit) įrašykite kitą skaičių. Paspauskite OK.

28.  X ašies mastelio ir tinklelio tankio keitimas:

·      pelės žymeklį perkelkite ant diagramos X ašies ir spustelkite dešinįjį pelės klavišą;

·      kortelėje Format®Axis pasirinkite mygtuką Scale;

·      kortelėje Scale nurodykite reikalingus parametrus ir paspauskite OK.

Dokumento spausdinimas

29.  Dokumento peržiūrėjimas prieš spausdinant. Naudinga prieš spausdinimą pasižiūrėti, kaip dokumentas atrodys atspausdinus. Peržiūros režimas pasirenkamas vykdant komandas File®Print Preview (peržiūrėjus paspausti mygtuką Close).

30.  Spausdinimo puslapio parametrų nustatymas. Dažniausiai tenka keisti spausdinamų puslapių matmenis ir paraščių dydį, užrašyti antraštes, nurodyti spausdinamas lentelės sritis bei valdyti spausdinimo eiliškumą. Tai nurodysite komandų seka File®Page Setup.  Toliau:

·      Page dialogo lange pasirinkite spausdinamo lapo orientaciją (Orientation): pagal lapo aukštį (Portrait) arba pagal lapo plotį (Landscape); grupėje Scaling nurodykite spausdinimo mastelį (Adjust to:) arba į kiek lapų sutalpinti spausdinamą sritį (Fit to:);

·      Margins dialogo lange nurodykite paraščių dydį: lapo viršaus (Top), apačios (Bottom), kairiosios (Left), dešiniosios (Right) bei antraštėms skirtas paraštes;

·      Header / Footer dialogo lange nurodykite, kokį tekstą spausdinsite antraštėse;

·      Sheet dialogo lange galite nurodyti spausdinamos lentelės sritis (Print area), lentelės eilutes (Rows to repeat at top) ir stulpelius (Columns to repeat at left), kurių pavadinimus reikia spausdinti kiekviename lape, lentelės tinklelį (Gridlines), spausdinamų eilučių numerius bei stulpelių pavadinimus (Row and Column headings) ir kt.;

·      Chart dialogo langas rodomas vietoje Sheet, kai spausdinama diagrama. Šiame lange nurodomas diagramos dydis: diagramos spausdinimui užimamas visas puslapis(Use full page), diagrama padidinama iki artimiausios paraštės (Scale to fit page) arba vartotojas pats nurodo reikiamą dydį (Custom).

Duomenų sąrašai

31.  Sąrašo sąvoka.

Sąrašas yra tokia MS Excel lentelė, kurioje:

·      kiekviename stulpelyje yra išdėstomi vienarūšiai duomenys;

·      pirmoje eilutėje užrašomi stulpelių (laukų) vardai;

·      visų kitų eilučių struktūra yra vienoda.

Tai duomenų bazės (DB) paprasčiausias variantas. Šiuolaikinės DB sudarytos iš tarpusavyje susietų lentelių. Sąraše, kaip ir DB, dažniausiai įvedami nauji arba šalinami bei redaguojami  seni  įrašai, atliekamas jų rikiavimas, filtravimas, paieška pagal įvairius kriterijus.

Dirbant su sąrašais vartojamos tokios sąvokos:

·      sąrašo sritis - darbo lapo sritis, kurioje talpinami sąrašo duomenys;

·      išskirtų reikšmių sritis - darbo lapo sritis, kurioje talpinami sąrašo elementai, gauti rikiuojant, filtruojant, vykdant paiešką pagal tam tikrus pasirinktus kriterijus;

·       kriterijų sritis - darbo lapo sritis, kurioje nurodomi sudėtingesni filtravimo ar paieškos kriterijai.

 

32.  Sąrašo srities nurodymas.

Sąrašo sritį nurodyti galima keliais būdais:

·      suteikiant sąrašo sričiai, kurioje patalpinti įrašai, vardą, pvz., DUOMENŲ_BAZĖ;

·      veiksmų su duomenimis komandose (meniu skyrius Data) tiesiogiai nurodant srities adresą, pvz., B1:L8;

·      iš anksto (prieš veiksmus su sąrašo duomenimis) pažymint darbo lapo sritį; 

·      sritis gali būti atpažįstama automatiškai, jeigu pažymėta bet kuri jos celė. Šiuo atveju srities dydis nustatomas taip. Eilutė, kurioje yra pati viršutinioji pažymėtos celės atžvilgiu netuščia eilutė yra sąrašo antraštė. Visos žemiau esančios gretimos netuščios eilutės sudaro sąrašo sritį.

33.  Kriterijų sritis naudojama sudėtingo filtravimo atveju (Data®Filter ®Advanced Filter), kai reikia nurodyti lanksčius filtravimo kriterijus. Kriterijų sritis turi prasidėti antrašte, tiksliai atitinkančia pradinių duomenų laukų pavadinimus. Stulpelių, pagal kuriuos nefiltruojame, pavadinimai gali būti praleisti. Kriterijų sričiai  galima suteikti vardą, pvz., Kriterijai,-  tada ši sritis surandama automatiškai.

34.  Išskirtų reikšmių sritis. Tai neprivaloma darbo lapo sritis, kurioje talpinami sąrašo elementai, gauti filtruojant, rikiuojant, vykdant paiešką ir kt. Ši sritis gali būti kitoje, nei duomenų bazės (sąrašo) sritis, vietoje, kitame darbo lape ar kitoje knygoje. Išskirtų reikšmių srityje turi būti antraštė su reikiamų laukų vardais. Jai galima suteikti vardą, pvz., Išskirta_sritis. Yra du išskirtų sričių tipai:

·      neriboto dydžio - sritis nurodoma tiktai antraštės eilute;

·      riboto dydžio - kartu su antrašte nurodomos ir eilutės, į kurias numatoma išvesti rezultatus.

35.  Sąrašo vardų nustatymas. Sąrašui, jo sričiai, kriterijų sričiai ar išskirtų reikšmių sričiai vardas priskiriamas įprastinėmis  vardų priskyrimo priemonėmis (žr. 18) arba, paprasčiau, pažymėjus sritį ir įvedimo eilutėje (Formula Bar) esančiame celių vardų lauke Name Box nurodžius reikiamą vardą.

36.  Duomenų įvedimas.

Pagrindiniai būdai įvesti duomenis yra šie:

·      tiesioginis - duomenys tiesiog įrašomi į darbo lapo celes;

·      pagal įvedimo formą - paprastas ir vaizdus būdas.

Tiesioginis duomenų įvedimo būdas yra neefektyvus. Be to, įvedant duomenis į celes, esančias už sąrašo ribų, naujieji duomenys gali nepakliūti į įvardintą sritį. Tai apsunkina duomenų įvedimo formos panaudojimą, nes reikia arba papildyti sąrašą naujomis eilutėmis arba pakeisti įvardintos srities dydį.

Įvedimo formą sudaro vienos sąrašo eilutės maketas. Šioje formoje sąrašo antraštės tampa tekstiniais laukų pavadinimais. Taip pat joje vaizduojami vieno įrašo duomenys, yra slenkamoji juosta ir komandiniai mygtukai pagrindiniams veiksmams atlikti. Forma leidžia vaizdžiai ir patogiai peržiūrėti, redaguoti, įterpti naujus, pašalinti nereikalingus, ieškoti nustatytus kriterijus tenkinančius įrašus.

Duomenų įvedimo forma naudotis galima tokia tvarka:

a)    pažymėti sąrašo sritį (jei jai nesuteiktas vardas);

b)   meniu komanda (Data®Form) atverti dialogo darbo lapo langą, kuriame galima:

·      slenkama juosta parinkti įrašą, kurį numatoma redaguoti, panaikinti ar peržiūrėti;

·      įterpti naują įrašą New (įterpiama sąrašo gale);

·      panaikinti įrašą (Delete);

·      atsisakyti atliktų pakeitimų įraše (Restore), t.y. įrašui suteikti pradinį pavidalą;

·      rasti ankstesnį (Find Prev) ar tolesnį (Find Next) įrašą;

·      parinkti įrašų paieškos kriterijus (Criteria), kur kiekvienam laukui  galima nurodyti ieškomų duomenų reikšmes. Tikslinga naudoti filtro simbolius * arba ?.  Pvz., *s reiškia, kad ieškomi visi įrašai, kuriuose lauko elementas baigiasi simboliu s. Paieškos  kriterijuje standartiniais santykio ženklais (=,<, >, <=, >=, <>) nusakomos palyginimo sąlygos, pvz., <=1999. Surasti įrašai  peržiūrimi komandiniais mygtukais Find Next ir Find Prev, o į formą grįžtama nuspaudus mygtuką Form;

·      užverti dialogo langą (Close);

37.  Sąrašo duomenų rikiavimas. Duomenų rikiavimo paskirtis - patogiai išdėstyti duomenis, kad juos būtų galima greičiau surasti ir lengviau analizuoti. MS Excel lentelėje užrašytą informaciją patogiau analizuoti, kai ši kokiu nors būdu sutvarkyta. Pvz., atlyginimų žiniaraštį patogu skaityti, jei darbuotojų pavardės užrašytos abėcėlės tvarka. Pradžioje, įvedant į celes  duomenis sąraše, nebūtina viską užrašyti reikiama tvarka. Tik analizuojant duomenis pasirenkama jų rikiavimo tvarka. MS Excel  gali rikiuoti tiek skaitinę, tiek ir tekstinę informaciją. Rikiuojant duomenis svarbu jų nesugadinti. Tai atsitinka netinkamai pažymėjus rikiavimo sritį. Nepažymėti duomenys išlieka nepakitę. Pažymėjus visą sąrašą ar tik vieną celę, rikiuojamas visas sąrašas. Rikiuojant sąrašo dalį, reikia pažymėti atitinkamą eilučių ir stulpelių sritį.

38.  Pagrindiniai rikiavimo būdai (Data®Sort).

·      sąrašo ar jo dalies rikiavimas;

·      rikiavimas simboline bei skaitine didėjimo (Ascending) arba mažėjimo (Descending) tvarka;

·      rikiavimas pagal tris ir daugiau raktų;

·      stulpelių rikiavimas;

·      pradinio sąrašo atstatymas (Edit®Undo Sort)

·      rikiavimas pagal skaičiavimo rezultatus.

Rikiuojant meniu komanda (Data®Sort) vienu metu galima nurodyti iki trijų rikiavimo raktų (Data®Sort®Sort By…). Jeigu reikia surikiuoti pagal daugiau požymių, tenka kartoti šią procedūrą.  Kad ankstesnio rikiavimo rezultatai nedingtų, reikia pradėti nuo mažiausiai svarbių raktų parinkimo. Pvz., jeigu sąrašas turi būti surikuotas pagal keturis raktus, iš pradžių surikuoti pagal paskutinius, o po to - pagal pirmąjį.

Galima rikuoti ne tik pagal eilutes, bet ir pagal stulpelius. Tam dialogo lange Sort esančiu komandiniu mygtuku Options atverkite dialogo  langą Sort Options ir nustatykite režimą Sort left to right.

Atstatyti pradinį rikiavimo būdą galima meniu komanda (Edit®Undo Sort).

Norint surikiuoti  pagal skaičiavimo rezultatus, pakanka į rikiavimo sritį įtraukti celes su formulėmis.

 

39.   Automatinis sąrašo filtravimas (Data®Filter).

Filtravimas nepertvarko sąrašo, o tik paslepia tas eilutes, kurios neatitinka filtro kriterijų. Filtravimą patogu naudoti peržiūrint labai didelius sąrašus.

Automatiniame filtravime (Data®Filter®Auto Filter) naudojami nesudėtingi kriterijai. Jie nustatomi automatiškai arba juos parenka pats vartotojas.

Automatinis sąrašo filtravimas  vykdomas taip:

·      pažymėkite vieną filtruojamo sąrašo celę;

·      nurodykite Data®Filter®Auto Filter. Kiekvieno stulpelio pavadinimo celėje atsiranda išplėtimo rodyklės;

·      pažymėkite pele to stulpelio, kurio filtravimo kriterijų norite parinkti, išplėtimo rodyklę;

·      pateikiamame sąraše pažymėkite tą reikšmę, kuriai  atitinkančius įrašus norite rasti sąraše;

·      norint rasti tik tuščioms (Blanks) arba užpildytoms  (NonBlanks) celėms atitinkančius įrašus, pažymėkite pateikiamame sąraše atitinkamą reikšmę.

Jei norite sudaryti individualų vartotojo kriterijų,  pasirinkite Custom. Individualius kriterijus naudokite, kai reikia rasti eilutes, kurios tenkina du sujungtus palyginimo kriterijus pvz., >120 AND <=789  ir pan.

 

2.     Tipinė užduotis

Mėnesio išlaidų skaičiavimas

1.      Darbo pradžia. Atidarykite naują darbo knygą ir pirmąjį darbo lapą pavadinkite IŠLAIDOS (žr. 5) .

2.      Teksto įvedimas (žr.7): Sudarykite lentelę pagal 1 pav.;

·         Į A2 langelį įveskite savo pavardę, vardą, o į langelį B2 įrašykite savo grupę;

·         Trečioje eilutėje įrašykite darbo atlikimo datą;

·         Šeštoje eilutėje įrašykite einamojo mėnesio pavadinimą;

·         B8 langelyje įrašykite einamojo mėnesio dienų skaičių;

·         B12- B14 langeliuose įrašykite pinigų sumas, kurias skiriate maistui, transportui ir pramogoms vienai dienai.

3.       Formulių panaudojimas ir jų kopijavimas. C stulpelyje suskaičiuokite mėnesio išlaidas maistui, transportui, pramogoms. Jos skaičiuojamos mėnesio dienų skaičių (B8 langelio fiksuotą reikšmę) padauginus iš dienos išlaidų: mėnesio išlaidos = dienos išlaidos * dienų skaičiaus  (C12 langelyje turi būti įrašyta formulė =B12*$B$8, kuri kopijuojama į C13:C14 bloką). Mėnesio mokesčiai ir kitos išlaidos nepriklauso nuo dienos išlaidų, todėl langeliuose C15 - C16 įrašomos ne formulės, o konkrečios reikšmės.

4.      Funkcijų panaudojimas (žr. 15,16):

·         Apskaičiuokite sumines vienos dienos ir vieno mėnesio išlaidas  panaudodami Sum funkciją. A17 langelyje įrašykite žodį "Viso:", o B17 ir C17 atitinkamai įrašykite formules =sum(B12:B16), =sum(C12:C16);

·         D stulpelyje apskaičiuokite išlaidų, skiriamų maistui, transportui, pramogoms, mokesčiams ir kitiems reikalams procentinį dydį. D12 langelyje įrašykite formulę =C12/$C$17 ir ją nukopijuokite į D13:D16 bloką.

·         A18 langelyje įrašykite žodžius "Mažiausia mėnesio išlaidų reikšmė", o C18 suraskite mažiausią išlaidų reikšmę, panaudodami formulę =min(C12:C16).

·         A19 langelyje įrašykite žodžius "Didžiausia mėnesio išlaidų reikšmė" ", o C19 suraskite didžiausią išlaidų reikšmę, panaudodami formulę =max(C12:C16).

A20 langelyje įrašykite žodžius "Vidutinė mėnesio išlaidų reikšmė"", o C20 apskaičiuokite vidutinę išlaidų reikšmę, panaudodami formulę =average(C12:C16).

 

 

A

B

C

D

1

 

 

 

 

2

Jonas Jonaitis

KTU AD-2/1

 

 

3

Darbas atliktas:

7-Spl-02

 

 

4

 

 

 

 

5

 

 

 

 

6

Spalio mėnesio išlaidų skaičiavimas

 

7

 

 

 

 

8

Dienų skaičius

30

 

 

9

 

 

 

 

10

 

 

 

 

11

Išlaidų pavadinimas.

Dienos išlaidos

Mėnesio išlaidos

Mėnesio išlaidos procentais

12

Maistui

25

=B12*$B$8

=C12/$C$17

13

Transportui

5

=B13*$B$8

=C13/$C$17

14

Pramogoms

10

=B14*$B$8

=C14/$C$17

15

Mokesčiai

 

230

=C15/$C$17

16

Kitos išlaidos

 

170

=C16/$C$17

17

Viso:

=sum(B12:B16)

=sum(C12:C16)

=sum(D12:D16)

18

Mažiausia mėnesio išlaidų reikšmė

 

=min(C12:C16)

 

19

Didžiausia mėnesio išlaidų reikšmė

 

=max(C12:C16)

 

20

Vidutinė mėnesio išlaidų reikšmė

 

=average(C12: C16)

 

21

 

 

 

 

1 pav. Mėnesio išlaidų lentelės pavyzdys

 

5.      Duomenų formatai (žr. 7b):

·         Pakoreguokite trečiosios eilutės turinį taip, kad darbo atlikimo data langelyje B3 būtų įrašyta naudojant pasirinktą datos (Date) formatą;

·         Bloke B12:C20 esantiems skaičiams suteikite pinigų (Currency) formatą.

·         D stulpelyje panaudokite procentų  (Percentage) formatą.

6.      Stulpelių pločio keitimas (žr. 9). Praplėskite A stulpelį, kad pilnai tilptų įrašai vienoje eilutėje.

7.      Bloko perkėlimas. Eilučių įterpimas ir pašalinimas (žr. 8f,10,11):

·         Perkelkite 8 eilutės A8 ir B8 langelių turinius po lentele į 22 eilutę. Paaiškinkite, kodėl pasikeitė C12: C14 bloko formulės;

·         Įterpkite eilutę virš šeštosios ir įrašykite į A6 žodį "Darbuotojo". Žodžio "Darbuotojo" vietoje įrašykite savo vardą ir pavardę. Stebėkite, kaip pasikeitė formulės minėtame C12:C14 bloke.

·         Susidariusias tuščias eilutes pašalinkite. Tuomet lentelė turėtų būti tokia, kaip  2 pav.

8.      Duomenų lygiavimas, linijų braižymas (žr. 8):

·         Išlygiuokite B,C ir D stulpeliuose esančius duomenis pagal dešinį kraštą, o grafų pavadinimus –centruokite;

·         Apibrėžkite lentelę linijomis kaip parodyta 2 pav.

 

9.      Bloko kopijavimas (žr. 8 f.).

·         Pažymėkite celių bloką A5:D23 ir nukopijuokite jį dar į tris vietas, kurių pradžios koordinatės atitinkamai A31, A61 ir A91.

·         Pakoreguokite duomenis nukopijuotose lentelėse, įrašydami darbuotojo kitą pavardę ir vardą, o taip pat pakeiskite jų dienos išlaidas maistui, transportui ir pramogoms bei mėnesio išlaidas mokesčiams ir kitas išlaidas.

10.  Failo išsaugojimas (žr. 4). Įsirašykite failą dėstytojo nurodytame kataloge, pavadindami jį savo pavardės šešiomis raidėmis.

11.  Dokumento paruošimas spausdinimui (žr. 29, 30).

·         Nustatykite reikiamą puslapio formatą ir paraštes standartiniam A4 lapui (kairė paraštė 2.5 cm, viršutinė - 1 cm, dešinė - 1 cm, apatinė - 2 cm);

·         Sudarykite viršutinę antraštę “Dokumentą ruošė V.Pavardė”. Apatinėje antraštėje spausdinkite puslapio numerį.

·         Išveskite spausdinamo dokumento vaizdą į ekraną;

·         Padidinkite ir peržvelkite jį, naudodami dokumento spausdinimo peržiūros langą (Print, Print Preview).

·         Atspausdinkite bloko A1:D23 turinį.

 

 

 

 

 

Jonas Jonaitis

KTU AD-2/1

 

 

Darbas atliktas:

7-Spl-02

 

 

 

 

 

 

 

Jono Jonaičio

 

Spalio mėnesio išlaidų skaičiavimas

 

 

 

 

 

Išlaidų pavadinimas.

Dienos išlaidos

Mėnesio išlaidos

Mėnesio išlaidos procentais

Maistui

100 Lt.

750 Lt.

46,88%

Transportui

5 Lt.

150 Lt.

9,38%

Pramogoms

10 Lt.

300 Lt.

18,75%

Mokesčiai

 

230 Lt.

14,38%

Kitos išlaidos

 

170 Lt.

10,63%

Viso:

 

1600 Lt.

100,00%

Mažiausia mėnesio išlaidų reikšmė

 

150 Lt.

 

Didžiausia  mėnesio išlaidų reikšmė

 

750 Lt.

 

Vidutinė  mėnesio išlaidų reikšmė

 

320 Lt.

 

 

.

 

 

 

 

 

 

Dienų skaičius

30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 pav. Paruoštos lentelės vaizdas

Firmos darbuotojų atlyginimo skaičiavimas

1.      Koeficientų nustatymo srities sudarymas.

·         Naujame darbo lape, kurį pavadinkite Atlyginimas, sudarykite koeficientų nustatymo sritį bloke B6…C10 (kaip parodyta 3 pav.).

·         Koeficientų nustatymo srities C stulpelyje įrašykite Lietuvos vyriausybės patvirtintas reikšmes (lentelėje pateiktos reikšmės yra tik kaip iliustracinis pavyzdys).

 

 

A

B

C

D

6

 

KOEFICIENTŲ NUSTATYMO SRITIS

 

 

7

 

Bazinis mėnesinis atlyginimas (BMA),Lt.

450

 

8

 

Neapmokestinamas minimumas (NM),Lt.

260

 

9

 

Pajamų mokestis (PM),%

33%

 

10

 

Socialinio draudimo mokestis (SDM),%

3%

 

11

 

 

 

 

3 pav. Koeficientų nustatymo srities pavyzdys

2.      Lentelės pildymas. Užpildykite lentelę pagal 4 pav.

·         Į langelį B30 simbolių VP vietoje įrašykite savo pavardės ir vardo inicialus.

·         B33-B36 langeliuose įrašykite savo firmos darbuotojų pavardes ir vardus, kurias jau naudojote išlaidų skaičiavimui. C33-C36 langeliuose įrašykite pareigybinius koeficientus (nuo 4.3 iki 10).

3.      Formulių įvedimas (žr. 15). Užpildykite lentelės D33:G36 langelius (4 pav.), panaudodami įvedimo srities duomenis, pagal toliau pateiktas formules, kuriose naudojamos tokios santrumpos: A - atlyginimas; PK - pareigybinis koeficientas;      PS - pajamų mokesčio suma; SDS - socialinio draudimo mokesčio suma;  IS - išmokama suma).

A= PK*BMA (celėje D33 įrašykite formulę =C33*$C$7  ir ją kopijuokite į celes D34:D36);

PS=(A-NM)*PM, jei A>NM arba 0, jei A<=NM (celėje E33 įrašykite formulę
 =IF(D33>
$C$8; (D33-$C$8)*$C$9;0)  ir ją kopijuokite į celes E34:E36);

SDS=A*SDM (celėje F33 įrašykite formulę  = D33*$C$10  ir ją kopijuokite į celes F34:F36);

IS=A-PS-SDS (celėje G33 įrašykite formulę =D33-E33-F33 ir ją kopijuokite į celes G34:G36).

Nukopijavus formules bus užpildyta visa lentelė (peržiūrėkite formulių režime (žr. 17)).

 

A

B

C

D

E

F

G

30

 

Firmos VP ir Co darbuotojų

 

 

 

 

 

31

 

ALGALAPIS

 

 

 

 

 

32

Tab.Nr.

Pavardė, Vardas

Pareig. koef.

Atlygini-mas, Lt

Pajamų mok., Lt

Soc.dr. mok. Lt

Išmokama suma, Lt

33

1

Jonaitis J.

4,6

=C33* $C$7 

=IF(D33>$C$8; (D33-$C$8)* $C$9;0)

=D33* $C$10

=D33-E33 -F33

34

2

Petraitis P.

3,5

 

 

 

 

35

3

Giedraitis G.

2,8

Užpildoma kopijavimo būdu

36

4

Antanaitis R.

5,7

 

 

 

 

37

 

Viso:

 

=SUM( D33:D36)

=SUM( E33:E36)

=SUM( F33:F36)

=SUM( G33:G36)

4 pav. Algalapio pavyzdys

 

4.      Bendrųjų reikšmių skaičiavimas. 37 eilutėje apskaičiuokite sumines reikšmes (celėje D37 įrašykite formulę =SUM(D33:D36), ir ją kopijuokite į E37, F37 ir G37.Lentelės peržiūra. Eilučių ir stulpelių “užrakinimas” (žr. 12).

a)      Užrakinkite sritį, esančią į kairę ir aukštyn nuo C33 langelio;

b)      Stebėkite, kaip tada vyksta peržiūra (aukštyn-žemyn, kairėn-dešinėn);

c)      Atrakinkite užrakintą sritį.

5.      Įvardintų blokų panaudojimas (žr. 18).

a)      Naujame darbo lape, kurį pavadinkite Vardai, sudarykite koeficientų nustatymo sritį bloke B6…C10 kaip parodyta 3 pav. (arba kopijuokite iš Atlyginimo lapo);

b)      Įvardinkite C7-C10 langelius: (C7 pavadinkite BMA, C8 - NM, C9 -PM, C10 - SDM);

c)      Nukopijuokite Algalapio lentelę iš Algalapio darbo lapo (pagal 4 pav.);

d)     D33-G36 srityje formulėse panaudokite įvardintus blokus:

D33 įrašykite formulę = C33*BMA ir ją kopijuokite į celes D34:D36; E33 įrašykite formulę =IF(D33>NM; (D33-NM)*PM;0) ir ją kopijuokite į celes E34:E36; F33 įrašykite formulę =D33*SDM ir ją kopijuokite į celes F34:F36; G33 įrašykite formulę =D33-E33-F33 ir ją kopijuokite į celes G34:G36.

6.      Lango padalijimas (žr. 13) Padalinkite langą į dvi dalis horizontaliai, taip, kad vienoje matytųsi koeficientų nustatymo sritis, o kitoje - pagrindinė lentelė. Stebėkite, kaip keičiasi rezultatai pagrindinėje lentelėje keičiant duomenis koeficientų nustatymo srityje.

7.      Išsaugokite failą.

Firmos darbuotojų pajamų ir išlaidų dinamikos diagramos

1.      Diagramų braižymas. Naujame darbo lape, kurį pavadinkite Diagramos, paruoškite lentelę diagramų sudarymui (5 pav.):

·         Atlyginimo darbo lapo nukopijuokite ryšius į B33:B36 duomenų bloką vykdydami komandas Edit - Copy; Edit - Paste Special - Paste Link. Pvz. į B2:B5 bloką Diagramų darbo lape nukopijuokite ryšius į B33:B36 bloką iš Atlyginimo darbo lapo. Tuomet B2 langelyje tuomet turi atsirasti formulė =Atlyginimas!$B$33. Analogiškai nukopijuokite ir D33:G36 blokų ryšį iš Atlyginimo darbo lapo.

·         Nukopijuokite ryšį į kiekvieno darbuotojo sumines mėnesio išlaidas iš Išlaidų darbo lapo. Pvz. į G2 langelį Diagramų darbo lape nukopijuokite ryšį į C15 langelį iš Išlaidų darbo lapo. G2 langelyje tuomet turi atsirasti formulė =Išlaidos!$C$15. Analogiškai kopijuokite ir kitiems darbuotojams.

·         Likutį suskaičiuokite iš išmokamos sumos atimdami išlaidas. Pvz. H2 langelyje turi būti užrašyta formulė =F2-G2, kurią nukopijuokite į H3:H5 bloką.

 

 

A

B

C

D

E

F

G

H

1

Tab.Nr.

Pavardė, vardas

Atlygini-mas, Lt

Pajamų mok. suma, Lt

Soc.dr. mok. suma, Lt

Išmokama suma, Lt

Išlaidos

Likutis

2

1

Jonaitis J.

2070

597,3

62,1

1410,6

1600

-189,4

3

2

Petraitis P.

2520

745,8

75,6

1698,6

1580

118,6

4

3

Giedraitis G.

3870

1191,3

116,1

2562,6

2080

482,6

5

4

Rimaitis R.

810

181,5

24,3

604,2

2820

-2215,8

6

 

 

 

 

 

 

 

 

5 pav. Duomenys diagramų sudarymui

 

Sudarykite 3 diagramas (žr. 20). Diagramų, kurios vaizdžiau nei skaičių lentelės atspindi apdorojamos informacijos santykius,  pavyzdžiai parodyti 6-8 pav.

 

·         Column tipo diagramoje pavaizduokite darbuotojams išmokamus atlyginimus. Tam pažymėkite B2:B5 ir F2:F5 blokus Diagramų lape ir įterpkite diagramą kaip objektą tame pačiame lape.

·         Line tipo diagramoje pavaizduokite darbuotojams išmokamus atlyginimus, išlaidas ir likutį. Pažymėkite B1:B5 ir F1:H5 blokus Diagramų lape ir įterpkite diagramą kaip objektą tame pačiame darbo lape.

·         Pie tipo digramoje pavaizduokite išlaidų sudedamąsias dalis. Pažymėkite A13:A17 ir C13:C17 blokus Išlaidų darbo lape ir įterpkite diagramą kaip objektą tame pačiame lape.

 

3.      Atlikite pakeitimus nurodytose diagramose (žr. 20-27).

Column tipo diagramoje:

a)      visą diagramą aprėminkite storesne linija ir virš stulpelių išveskite tikslias reikšmes.

b)     panaudokite koordinatinį tinklelį su punktyrinėmis linijomis ir padidinkite stulpelių pločius iki didžiausios leistinos reikšmės.

Line tipo diagramoje:

a)      išmokamų atlyginimų kreivės liniją pastorinkite ir pašalinkite žymeklius;

b)      diagramoje vaizduokite ir serijų reikšmes;

c)      legenda turi būti diagramos dešinėje.

Pie tipo diagramoje:

a)      įveskite įrėmintą pastabą “Išlaidas maistui reikia sumažinti";

b)      pastabą su atitinkama pyrago dalimi sujunkite rodykle;

c)      pakeiskite pyrago dalių štrichuotes.

Sąrašo sudarymas.

Sąrašo laukų papildymas, forma.

1.      Kopijuokite atlyginimų lentelę iš Atlyginimo lapo (Edit®Copy)) pradedant laukelių antrašte į naują darbo lapą nuo antros eilutės (Edit®Paste Special…Values). Lapui suteikite vardą  Baze

2.      1-je eilutėje užrašykite antraštę DUOMENŲ BAZĖ.

3.      Atlyginimų sąraše prieš C stulpelį įterpkite naują lauką - Pareigos. (Insert®Columns), po Atlyginimo įterpkite lauką Data, prie paskutinio stulpelio prijunkite naujus laukus Adresas, Telefonas, G_data  (gimimo data). Padidinkite kopijavimo ir modifikavimo būdu lentelės eilučių skaičių, kad būtų ne mažesnis kaip 20.

4.      Pažymėkite bloką, kuriame yra laukų vardai (A2:L2) ir sukurkite duomenų įvedimo formą (Data®Form).

5.      Papildykite duomenis jau sukurtoje formoje taip, kad G_data būtų tarp 1975 ir 1982 metų, o bent keturių įrašų adrese būtų nurodyta Studentų gatvė. Rašydami telefono numerį būtinai grupuokite skaitmenis tarpo ar minuso ženklo pagalba.

Pastaba. Duomenis galima įvesti ir įprastu būdu, t.y. turimoje lentelėje.

6.      Naudojant duomenų formas peržiūrėkite, redaguokite, įveskite, išmeskite ar  suraskite pasirinktus įrašus.

6 pav. Column tipo diagrama

7 pav. Line tipo diagrama

8 pav. Pie tipo diagrama

 

Duomenų rikiavimas.

1.      Surikiuokite duomenis sąraše pavardžių abėcėline tvarka:

a)      pažymėkite celę A2;

 Data®Sort®Sort By®Header Row®Pavardė, vardas®Ascending.

2.      Gautą sąrašą kopijuokite į naują lapą, kuriam suteikite vardą Gimimas.

Toliau šiame lape esančius duomenis rikiuokite pagal gimimo datą (Ascending.). Jei data sutampa, rikiuokite pagal telefoną (Ascending.)

3.      Grįžkite į lapą Baze. Atstatykite pirminį sąrašo vaizdą (Edit®Undo  Sort).

Pastaba. Rikiuojant duomenis svarbu jų nesugadinti. Tai atsitinka netinkamai juos pažymėjus.

Duomenų filtravimas

Atlikite sąraše esančių duomenų filtravimą automatiniu režimu (Data®Filter®AutoFilter).

1.      Sudarykite sąrašą žmonių, kurie gimė tarp 1977 ir 1982 metų. Reikia vykdyti tokius veiksmus:

a)      pažymėkite laukų vardų bloką (A2:L2), Data®Filter®Auto Filter;

b)      pasirinkite išplėtimo rodyklę G_data, Custom;

c)    Atsivėrusiame Custom AutoFilter dialogo lange pasirinkite G_data is greater than or equal to (>=) ir šiam užrašui gretimame laukelyje pasirinkite iš turimų G_data reikšmių 1977.01.05. Įjunkite AND režimą ir analogiškai žemiau esančiuose laukeliuose išrinkite is less than or equal to (<=) 1982.05.25.

d)      išrinktą sąrašą kopijuokite į naują lapą vardu Gime77_82.

2.      Iš sąrašo Gime77_82, sudarykite sąrašą darbuotojų, kurių pareigybiniai koeficientai yra didesni už 4.3, o atlyginimai didesni už 500 Lt, bet mažesni už 800 Lt. Sąrašą patalpinkite nuo A14 celės ir jame palikite tiktai laukus Pavardė, Atlyginimas, Data.

Pastaba. Filtruojant sąrašas nepertvarkomas, o tik paslepiami tie duomenys, kurie neatitinka filtravimo kriterijaus. Filtruotos eilutės numeriai pateikiami mėlyna spalva.

3.      Atšaukite filtravimo režimą (Data®Filter).

4.      Sudarykite sąrašą žmonių, kurie gyvena Studentų gatvėje, o telefono Nr. prasideda 2 ir baigiasi 8. Reikia vykdyti tokią komandų seką:

a)      žymeklį perkelkite į G_data celę;

b)      vykdykite komandų seką Data®Filter®AutoFilter;

c)      pasirinkite išplėtimo rodyklę  Adresas, Custom;

d)     Atsivėrusiame Custom AutoFilter lange parinkite Begin with Stud (arba equals nurodykite išrinkimo kriterijų Stud*) ir spauskite OK mygtuką.

e)      analogiškai pasirinkite išplėtimo rodyklę celėje Telefonas, Custom AutoFilter lange parinkite Begin with 2 AND Ends with 8 (arba equals nurodykite išrinkimo kriterijų 2*8) ir  OK. Gautąjį sąrašą patalpinkite Gimimo lape, paliekant laukus Pavardė, Pareigos, Adresas, Telefonas, G_metai.

5.      Sugalvokite ir įvykdykite dar keletą prasmingų išrinkimų, pvz., kas naudojasi Tele2 ar Labas mobiliojo ryšio paslaugomis, kas yra gimę spalio ar lapkričio mėnesį, kurie įrašai yra vyriškos ar moteriškos giminės atstovų ir pan.

6.      Filtravimo režimą išjunkite visuose lapuose.

7.      Peržiūrėkite lapų Gimimas bei Gime77_82 turinį ir paruoškite spausdinimui, pakeičiant lapo orientaciją taip, kad visa informacija būtų atspausdinta.

8.      Įrašykite failą kompiuterio diske, o taip pat asmeniniame diskelyje (2 kartus).

9.      Punktai 8-9 atliekami savarankiško darbo metu. Pasikeiskite failais su kolegomis. Tada išbandykite išrinkimus su kitais duomenimis.

10.  Pakartokite anksčiau nurodytus veiksmus, siekiant išrinkti 4-6 vaizdžiausias situacijas. Jas reikia perkelti į naujai sukurtą Word dokumentą. Tai atlikite MS Excel programoje užfiksuodami (fotografuo­dami) klavišų Alt + Print Screen paspaudimu ir įterpdami į Word dokumentą Paste komanda. Taip bus paruošta dalis darbo ataskaitos.