Mail Merge

Mail Merge- greito laiškų rašymo galimybė. Kurdami atskirai kiekvieną lipduką, užrašydami voką, dedikuodami laišką, pildydami sutartis užtruktume ne vieną valandą. Mums padėti gali MS Word funkcija Mail Merge. Tik reikia sukurti dokumento šabloną ir nurodyti duomenų šaltinį. Toliau visą darbą atliks kompiuteris.

Funkcijos “Mail Merge” naudojimo instrukcija

 Prieš naudojant funkcija merge mail mums reikės dokumento šablono ir duomenų šaltinio. Dokumento šabPavyzdys 5lonu gali būti koks nors pranešimas, sveikinimas ar kažkas panasaus. O duomenų šaltiniu gali būti lentelė, kurioje bus surašyti elementai, kurios mes norėsime keisti mūsų šablone.

 1.      Susikuriame dokumento šabloną.

Pavyzdys  1.

 Štai vienas iš galimų jūsų šablonų variantų. Mes turime pranešimą, kuriame mūms reikės pakeisti tik kelis elementus, kad galėtume jį panaudoti skirtingiems žmonėms siųsti nuo skirtingų imonių. Tai UAB, adresas, tel. Nr, vardas, pavardė, pranešimo išsiuntimo data.

1.      Sukuriame informacijos šaltinį.

Pavyzdys 2

Štai ši lentelė ir gali būti jūsų informacijos šaltiniu. Čia mes surašėme visus duomenis, kurie keisis kiekviename atskirame dokumente. Mail Merge komanda mums padės sutaupiti labia daug laiko, nes vietoj to, kad mes pylditume atskirus į dokumentus mūms užteks vieno šablono (pavyzdys 1) ir vienos lentelės (pavyzdys 2).

 Įsijungaime Word funkcija Mail Merge, kuri yra štai čia.

Pavyzdys 3

Toolsè Letters and Mailingè Mail Merge Wizard…

1.      Sukurti Mail Merge.

 Įėjus į Word funkcija Mail Merge mūms dešinėje lapo pusėje atsiranda vedlys, kurio pagalba bus sukurtas Merge Mail. Kitaip sakant bus pritaikyta greito laiškų rašymo galimybė.

Pavyzdys 4

Dabar turėsime užpildyti 6 etapus, kad sukurtume Merge Mail.

 

a)      Turime išsirinkti dokumento, kurį mes naudosime rūšį. Kitaip sakant dokumentą, kurį norime išsiųsti.

 

 

                               I.      Letters- Laiškai.

                            II.      Envelopes- Vokai.

                         III.      Labels- etiketės.

                         IV.      Directory-  katalogai.                                                                                                     

 

 

 

Kadangi mes norime išsiųsti pranešima šiuo atveju pasirenkame Letters, nes pranešimas yra laiškų rūšies.

 

 

 

 

 

 

 

Pasirinkę laišką pamygame komanda Next, kuri mus perkels prie kito punkto.

 

 

Pavyzdys 5

b)      Turime nurodyti kur yra mūsų šablonas, kuriuo mes naudosimės.

                         I.      Naudoti šabloną esantį šiame lape.

                      II.      Naudoti Microsoft Word standartinį šabloną.

                   III.      Naudoti šablona esantį kažkur kietajame diske.

 Mūsų šablonas yra kietajame diske, todėl pasirenkame trečia varianta. Pamygame Open ir nurodome tikslia šablono buvimo vietą. Šiuo atveju tai:

C:\Documents and Settings\olimpo\Desktop\fff

Pavyzdys 7

Pavyzdys 6

c)      Pasirenkame informacijos šaltinio, kuriame yra surašyti visi duomenys, kuriuos norėsime keitinėti mūsų šablone, buvimo vietą.

 

                                           I.      Naudoti informacijos šaltinį esantį kažkur kietajame diske.

                                        II.      Naudoti standartinį informacijos šaltinį.

                                     III.      Sukurti nauja informacijos šaltinį.

 

Kadangi mes jau turime pasidare informacijos šaltinį, todėl mes turime pasirinkti pirma varianta ir pamygę funkciją Browse nurodyti informacijos šaltinio vietą. Šiuo atveju tai:

C:\Documents and Settings\olimpo\Desktop\fff

Pavyzdys 9

Pavyzdys 8

Išsirenkame informaijos šaltinio buvimo vietą ir spaudžiame Open. Mūsų lape atsiranda štai tokia lentelė, kurioje mes dabar turime pažymėti, kurios informacijos šaltinyje esančios informacijos prireiks. Tai yra: išsirenkame informacija, kuria norėsim pakeitinėti šablone ir pažymime ja varnelėmis.

Pavyzdys 10

Kadangi mes lentelėje parašėme viską ką norėsime pakeisti galime pamygti funkciją Select All ir taip parinkti viską iškarto.pamygame Ok ir einame prie ketvirtajo etapo spausdami Next.

 

 

 

 

 

d)      Turime pažymeti savo šablone, kokie duomenys kur turės keistis.

 

                                          I.      Adresai

                                       II.      Pasisveikinimai

                                    III.      Elektroninės išlaidos

                                    IV.      Daugiau įrankių.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pavyzdys 11

Dabar savo šablone pažymime kurį nors elementą, kurį norėsime keitinėti su kitais. Pavyzdžiui:

Pavyzdys 12

Padarę tai Mail Merge lentelėje pamygame More Items kadangi daugiau nei vienas iš kitų variantų mūms netinka ir atsiradusioje lentelėje pasirenkame kokia informacija bus pažymėtoje vietoje. Pavyzdžiui:

Pavyzdys 13

Pasirinkę laukelį “Lietuvos Elektra” nurodome, kad šioje vietoje bus “UAB” ir pamygame komandą Insert. Sudedame taip visus elementus kurie skirsis siunčiant skirtingiem gavėjam ir mygame Next.

Pavyzdys 14

 

 

f)       Šiame etape mes tik galime peržiūrėti visus laiškus kuriuos siųsime. Jai norime galime pašalinti kai kuriuos gavėjus arba juo pakoreguoti.

 

 

 

Peržiureti visus laiškus.

 

Išmesti laišką 

 

 

 

 

 

 

 

 

Patikriname ar viskas mus tenkina ir spaudžiame next.

Pavyzdys 15

 

f)       Šiame etape pranešama, kad Marge Mail funkcija baigta ir dabar galima atspausdinti laiškus ar dar pakoreguoti individualius laiškus.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pabaiga. Masinis laiškas sukurtas.

Pavyzdys 16

Atidarius Merge Mail dokumentą, galime iškviesti ir Merge Mail įrankių juostą. Tai daroma komanda View - Toolbars - Mail Merge.

Pavyzdys 17

Mail Merge įrankių juosta atrodo taip (Pavyzdys 18):

Pavyzdys 18

 

Pavyzdys 19

 

1. - "Insert Merge Field" - tai visi mūsų duomenų lentelės stulpelių pavadinimai (Pavyzdys 19).

Pavyzdys 20

2. - "Insert Word Field" - Įvesk žodinį lauką

Pavyzdys 21

3. - Šis mygtukas nurodo įdėtą lauką (<<Merge Field mane>>)

4. - užrašų navigacija

5. - Mail Merge Helper. Padeda kurti Mail Merge dokumentą. Galima įjungti Mail Merge Helper, kad nenaudoti Mail Merge Wizard.

Pavyzdys 22

6. - Dokumento patikrinimas

7. -

8. - Spausdinti Mail Merge dokumentą. Galima spausdinti arba visus variantus (iš duomenų lentelės), o galima pasirinktinai.

9. - Find in Field  - Duomenų paieška (Pavyzdys 23)

10. - Edit the Record - redaguoti užrašus.

Pavyzdys 23